Vous êtes prêt à commercialiser votre produit. Vous avez une très bonne idée de l’étendue nécessaire de sa distribution. Vous avez essayé de trouver un moyen de produire la quantité que vous voulez vous-même, et vous ne pouvez tout simplement pas le faire. Maintenant, vous voulez embaucher un copacker.

Si vous ne l’avez jamais fait auparavant, la négociation d’un accord avec un copacker n’est pas une tâche facile. Avant d’entamer la phase de négociation toutefois, assurez-vous que ce dernier dispose de l’équipement et de la motivation pour répondre à vos exigences. Peut-il vous prouver que ses méthodes de production sont conformes aux normes de l’industrie ? Avez-vous pris connaissance de ses dossiers de sécurité et des procédures de contrôle qualité nécessaires pour votre produit ? Savez-vous comment fonctionnent ses approvisionnements et systèmes de production ? Avez-vous visité son usine afin de voir tout cela en action ? Êtes-vous convaincu qu’il peut faire le travail ? Si oui, il est alors temps de négocier.

La première chose à regarder est la façon dont les responsabilités seront partagées. Celles-ci peuvent inclure :

Les frais

Les copackers auront une série de frais standards. Il est important d’aborder cette question avec eux dès le début du processus afin de vous assurer qu’il n’y a pas de coûts cachés qui vous attendent plus tard.

• Quels sont leurs taux journaliers? Cela vous donnera une idée de votre capacité financière à maintenir leur production.
• Quels sont leurs frais de stockage ? Oui, même s’ils ne sont pas les distributeurs de votre produit, ils assigneront probablement des frais de stockage à votre inventaire une fois la production finie.
• Existe-t-il des coûts associés aux passifs ou à l’indemnisation des travailleurs?
• Continuez à leur poser des questions sur les autres frais qui pourraient survenir, tels que la production non- programmée (d’urgence) ou les coûts engagés si vous interrompez la production.

Les responsabilités

Certains copackers sont suffisamment souples et peuvent assumer de nombreuses responsabilités allant de la recherche jusqu’à la distribution. Cependant, vous cherchez peut-être à partager certaines de ces responsabilités afin de réduire vos dépenses.

• Qui sera responsable de l’approvisionnement des fournitures, des ingrédients, de la recherche des ingrédients, de la transformation des produits et de l’emballage ?
• Informez-vous de l’étiquetage et de la finition du produit. Et comment seront pris en charge le transport et la distribution ?
• Le contrôle de la qualité. C’est un enjeu primordial. Si vous ne réglez pas définitivement cette question avec votre copacker (le processus doit aussi être bien documenté), tout le reste n’a pas d’importance. Comment fonctionnera le processus de contrôle de qualité ? Serez-vous capable de faire votre propre contrôle qualité indépendamment dans les installations de production ? Sinon l’entreprise se doit d’être digne de confiance avec un processus de contrôle de qualité que vous pourrez comprendre.

D’autres responsabilités

• La tenue des dossiers. Comme mentionné pour le processus de contrôle de qualité, vous devez vous entendre sur l’enregistrement des détails pour toutes les activités. Vous devez être à l’aise avec la manière dont le tout sera comptabilisé y compris les activités, les stocks et les prix.
• Les modalités de paiement doivent être établies et si cela s’applique, des accords de non-concurrence doivent être signés.

D’autres sujets de négociation

Enfin, l’ordonnancement des processus et les dates de livraison doivent être bien établis.

Assurez-vous de connaître les principaux contacts auxquels vous ferez appel si nécessaire, comme par exemple : le directeur de production, le gestionnaire de la cuisine, le directeur des ingrédients et de l’approvisionnement.

Pour réussir sa production avec un copacker, la transparence des deux parties est nécessaire tout au long du contrat. Assurez-vous que cela est clair de leur côté. Et rappelez-vous: un co-packer est chargé de fournir des produits de qualité selon votre calendrier et aux coûts que vous avez convenus.